Tous les commerçants qui font des encaissements au comptoir sont dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé, et c’est une législation en vigueur depuis le 1er janvier 2018. Le but est d’offrir plus de transparence sur les transactions effectuées par les professionnels avec les clients particuliers. Mais c’est également fait pour limiter les fraudes à la TVA. Tout de suite, on fait le point concernant la législation du logiciel de caisse en 2021.
Le logiciel de caisse sécurisé, pour quoi ?
Tous les commerçants assujettis à la TVA et qui ont des particuliers comme clients doivent s’équiper d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Cette législation concerne surtout les terminaux de point de vente, les logiciels d’encaissement, les caisses enregistreuses autonomes ainsi que les logiciels complets d’encaissement avec gestion de stocks et suivi de la comptabilité. En effet, avec certains d’entre eux, il est possible d’effacer l’historique des transactions pour réduire le chiffre d’affaires, et donc, pour faire des fraudes à la TVA. Les logiciels ou les systèmes de caisse visés sont ceux qui permettent d’enregistrer les règlements des clients, et ce, qu’importe le mode de paiement : chèques, espèces, virements, prélèvements, cartes bancaires… Ça s’applique également sur les outils en ligne. Notons encore les logiciels de facturation avec une fonctionnalité de caisse, ils sont concernés par cette législation. Parmi les professions touchées par cette obligation, précisons les cafés, les restaurants, les hôtels, les salons de coiffure et l’esthétique… Cependant, il y a des commerçants qui sont dispensés de cette législation : ceux qui sont exonérés de la TVA, ceux qui bénéficient de la franchise de base de TVA et ceux qui sont soumis au régime de remboursement forfaitaire agricole. Tel est également le cas pour les commerçants réalisant tout leur chiffre d’affaires avec un ou plusieurs professionnels, mais avec obligation de facturation ainsi que les sociétés étrangères immatriculées à la TVA non établies en Hexagone.
Un logiciel certifié
On dit que le logiciel de caisse est certifié s’il respecte toutes les conditions exigées : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. D’ailleurs, il y a une liste des logiciels certifiés sur le site web des organismes accrédités par le Cofrac. Le respect des conditions est prouvé par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel, et c’est conforme suivant le modèle établi par l’administration. Toutefois, les commerçants peuvent créer eux-mêmes leur logiciel à condition de le faire certifier par un organisme accrédité. Le non-respect de cette législation est sanctionné par la loi. S’il y a un contrôle et que le commerçant ne dispose pas d’une attestation, il va devoir payer une amende de 7.500 euros, et c’est par logiciel ou système de caisse non certifié. Ensuite, il a 60 jours pour régulariser sa situation. Après ce délai, s’il n’a pas encore d’attestation, il aura à nouveau l’amende de 7.500 euros. En cas de fausse attestation, c’est un délit pénal qui est passible de 3 ans de prison et de 45.000 euros d’amende. Pour information, l’usage d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire avec cette législation. Si les commerçants utilisent un cahier pour inscrire leurs recettes en espèces, ils peuvent continuer cette façon de faire.
