mardi, mars 19, 2024
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Comment organiser son assemblée générale en visioconférence 

Les conférences et séances de travail en ligne sont à la mode ces dernières années. C’est un moyen facile de se retrouver pour travailler sans avoir à se rassembler dans la même pièce. Au vu des nombreux avantages que cela apporte, un grand nombre d’entreprises et d’associations l’ont adopté. Voici les étapes à suivre pour organiser une assemblée générale en ligne.

Choisir l’outil adéquat

La première étape pour organiser une visioconférence est de choisir le canal par lequel vous allez tenir votre réunion. C’est une étape qui mérite totalement votre attention et votre jugement. Si vous échouez en choisissant votre canal de communication, cela risque de porter atteinte au succès de votre assemblée générale en visioconférence.

Ainsi, pour la tenue de votre assemblée générale, vous aurez besoin d’un outil complet avec multi fonction. Il doit être facile d’accès que ce soit pour l’organisateur ou pour tous les participants de la réunion. Avec un outil adapté, vous devez être en mesure d’envoyer facilement des convocations, des documents à signer ou des rapports de tout genre. N’oubliez pas les fonctionnalités comme le son, les images et la vidéo qui sont très essentielles.

Envoyer les convocations et invitations

Une seconde étape dans l’organisation d’une assemblée générale en visioconférence est l’envoi des convocations aux différentes personnes qui doivent prendre part et intervenir lors de la réunion. Il faut s’assurer de le faire à temps afin que chacun puisse se préparer en conséquence. S’il y a des rôles à attribuer, il serait adéquat de le préciser dans la convocation. Celle-ci peut être matérielle ou virtuelle.

Préparer un conducteur

Dans le souci de garantir le bon déroulement de l’assemblée générale en visioconférence, il vous faudra préparer un conducteur. Le rôle de ce dernier sera de coordonner la réunion afin que la discipline y règne. Le conducteur sera donc chargé de donner la parole aux différents intervenants puis de la leur arracher quand ceux-ci épuisent le temps qui leur est imparti.

En effet, une assemblée générale ne peut que durer deux heures au maximum au risque de perdre l’attention des uns et des autres. Alors vous devez déterminer au préalable le programme d’intervention de chacun sur une durée bien déterminée. Ce programme devra être piloté par le conducteur qui veille à son strict respect.

Faire des répétitions

Des répétitions sont également essentielles pour s’assurer de la réussite d’une assemblée générale en visioconférence. Alors cette étape de l’organisation doit consister à faire des répétitions avec chacun des intervenants et aussi à votre propre niveau.

Contactez chaque intervenant programmé et assurez-vous que ce dernier a bien préparé son intervention. Vous devez aussi faire pareil à votre niveau. L’avantage est que chaque prise de parole sera synchronisée et ne risquera pas d’ennuyer les autres participants.

Disposer d’une bonne connexion

Une fois que tous les détails relatifs à la préparation de la visioconférence sont réglés, il faut maintenant s’arranger pour avoir une bonne connexion le jour J. En tant qu’organisateur de la réunion, vous devez être présent à l’assemblée générale tout le temps que durera la réunion. Cela vous permettra de veiller sur le déroulement pour vous assurer qu’il suit votre planification.

n9ws
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Rédacteur en chef du magazine, j'exerce sur internet depuis ces débuts et suis toujours à l'écoute des dernières actualités à partager.

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