Que l’on soit une association, une entreprise… quand on souhaite faire un événement sportif, et ce, qu’importent les objectifs, il faut de l’organisation, de la préparation ainsi que de la planification. Si on n’a aucune expérience dans le domaine de l’événementiel, cela peut être compliqué. Toutefois, pour la réussite d’un événement sportif, ci-après quelques conseils utiles.
Les bases
Pour l’organisation d’un événement sportif, il faut d’abord éclaircir certains points. On parle de la faisabilité du projet, de son objectif, de sa durée, de l’estimation du budget, du nombre de participants et de l’identification des sponsors potentiels. On pense également au lieu ainsi qu’à la date et à l’heure. Parmi les facteurs à prendre en compte, notons la météo, le temps pour tout organiser, la disponibilité des participants, l’existence d’autres événements sportifs… Il y a encore la logistique et les accessoires indispensables comme les pétards, les fumigènes, les feux d’artifice, les jets de scènes, les fontaines à gâteaux… que l’on trouve facilement chez https://www.sparklers-club.com/. On n’oublie pas de prendre en compte les lois qui régissent un tel événement.
Les ressources nécessaires
Pour la bonne organisation d’un événement sportif, il faut indéniablement avoir des ressources (budget et sponsors). Le plan stratégique vient avec le budget, et ces documents guident lors de la planification du projet. Lors de l’établissement du budget, il faut intégrer les coûts approximatifs des éléments et le montant dont on dispose. En général, les principales sources de revenus sont les ventes de billets et les inscriptions. Quant aux sponsors, ils aident à financer l’événement sportif. Leur soutien peut être en nature ou via des contributions financières. Pour information, quand on parle d’événement sportif, il n’est pas compliqué de trouver des sponsors, surtout si de nombreuses personnes sont attendues.
Les matériels et les fournitures indispensables
Que l’on organise des tournois ou autres rencontres sportives, il faut avoir certains matériels et fournitures. Il s’agit notamment des récompenses ainsi que des accessoires qui participent à l’ambiance festive et sportive. Donc, on prévoit des médailles, des trophées et des couples pour les compétitions. Les objets commémoratifs ne sont pas délaissés. Il faut aussi des équipements d’encadrement comme les chapiteaux, les tentes, les barnums… nécessaires pour l’abri en cas de mauvais temps ou autres. Les matériels d’animation comprennent la sono et les micros. Parmi les autres indispensables, il y a les sifflets, les tableaux d’affichage des scores, les affiches, les kits de premiers secours… L’ambiance en général est assurée par les feux d’artifice, les fumigènes, les pétards…
La communication
Le succès d’un événement sportif passe par le public. Donc, il est crucial qu’il sache ce que l’on prépare. Pour cela, il est essentiel de communiquer. On peut avoir recours à la presse locale et à la presse spécialisée. On peut également utiliser les réseaux sociaux et les influenceurs pour diffuser l’événement sportif. Si on a assez du budget, pour la promotion de ce projet, on lance une vraie campagne publicitaire (panneaux d’affichage, moyens de transport…). Idéalement, on invite la presse et les influenceurs à ce grand événement ainsi, ils seront plus propices à en parler. Qu’importe le support utilisé, il faut envoyer les informations essentielles : le jour, le lieu, les horaires, les rencontres, les équipes, les programmes…
Nos derniers conseils
Lorsque l’on organise un grand événement, on néglige souvent l’assurance pourtant, c’est capital. Pour un événement sportif, il est indispensable de souscrire à une assurance responsabilité civile, cela permet de couvrir les éventuels frais et dépenses en cas de dommages accidentels ou de blessures à un tiers ou aux biens. Il faut également penser au personnel (accueil, sécurité, restauration, animation, information…) ainsi qu’à un budget dédié pour ce poste. Il est possible d’alléger le coût en appelant les proches ou des bénévoles. Les démarches administratives sont tout aussi importantes. On peut être amené à se rendre à la mairie, à la préfecture, à la gendarmerie, au commissariat…
