La téléphonie traditionnelle est de plus en plus délaissée au profit de la téléphonie VoIP (Voice Over Internet Protocol) ou voix sur IP. Elle se sert d’Internet afin de transmettre les conversations, et elle a l’avantage d’être rapide grâce à la compression dans un langage informatique. La téléphonie VoIP révolutionne les entreprises en dématérialisant le téléphone fixe rattaché au bureau. Son prix d’installation est réduit tout comme la facture télécom puisqu’elle n’a plus recours à la technologie analogique et aux câbles en cuivre. Si vous êtes convaincu par les avantages de la téléphonie VoIP, découvrez par la suite les différentes étapes pour sa mise en place.
Les différentes étapes de l’intégration de la VoIP
- L’analyse détaillée des besoins: La première chose à faire avant de lancer la mise en place de la téléphonie VoIP est d’identifier les besoins. Il faut faire le point sur les services téléphoniques de l’entreprise, les télécopieurs analogiques et les connexions Internet employant encore un modem bas débit. Après, on évalue ligne par ligne l’utilité ainsi que les fonctionnalités de ces lignes. Ensuite, on se pose des questions sur l’utilisation de la nouvelle solution IP : appels internationaux depuis le même terminal, téléphone et travail partout dans le monde, enregistrement et réécoute les appels, analyse les données… Une fois que c’est fait, on peut planifier l’opération pour une transition fluide de plus, cela évite les mauvaises surprises.
- La fiabilité de la connexion Internet: La téléphonie ip emploie le réseau informatique de l’entreprise et Internet. Vu que le service téléphonique est un flux en temps réel, il faut s’assurer que l’infrastructure sur lequel il se base soit d’excellente qualité. Pour mettre en place la téléphonie VoIP, il faut des switchs performantes et fiables adaptées à cette technologie. Sur le marché, on trouve facilement des switchs répondant à toutes les infrastructures et configurations ainsi qu’aux besoins métiers. Quoi qu’il en soit, les switchs doivent au moins proposer une administration à distance et prendre en charge tous les postes IP de l’entreprise.
Crédits : Pixabay - La compatibilité avec les outils internes: Ensuite, il faut procéder à la vérification du câblage des locaux, car il est possible que ce ne soit adapté pour la téléphonie VoIP. Au cas où cette étape est négligée, la mise en œuvre de cette dernière peut être repoussée, et il y aura des dépenses supplémentaires.
- Le plan de communication de secours en cas de souci: L’étape suivante est le choix d’une offre VoIP, et les prestataires sont nombreux. On a le choix entre la solution IPBX (standard téléphonique dans les locaux de l’entreprise) et la solution centrex (équipements hébergés dans le Cloud du fournisseur). Le choix du prestataire repose grandement aussi sur le plan de communication proposé en cas de problème, c’est essentiel pour la continuité de l’activité, qu’importe ce qui se passe. Il faut comparer les offres pour trouver la solution la plus adaptée à ses besoins.
- Le déploiement de la solution: Quand la solution est choisie, le fournisseur met à disposition de l’entreprise un expert afin de réaliser le déploiement. L’intégration se fera étape par étape. Cela passe par la création de comptes administrateurs, le paramétrage des appels (horaires de disponibilité, messages d’accueil, service vocal interactif…) et l’intégration de la téléphonie VoIP au CRM ainsi qu’aux outils métiers. C’est lorsque tout en place qu’il faut faire les premiers tests. Après, il y a la portabilité des numéros de l’ancien vers le nouveau fournisseur.
- La formation des équipes à la nouvelle solution: Afin que tous les collaborateurs adoptent rapidement et facilement la nouvelle solution de téléphonie VoIP, le fournisseur doit les former. Cela permet aussi une transition en douceur. C’est en étant guidés qu’ils peuvent profiter des diverses fonctionnalités de cette technologie. Cependant, la formation doit se faire par équipes métier, car tous les collaborateurs n’utiliseront pas cet outil de même façon et n’ont pas besoin des mêmes fonctionnalités.
- Le test et le contrôle réguliers: Une fois la formation terminée, les collaborateurs seront invités à tester par eux-mêmes la téléphonie VoIP. Au moindre souci ou blocage, le fournisseur intervient. S’il n’y a aucun souci, ils profitent tous des puissantes fonctionnalités de cette solution. Toutefois, le prestataire réalise un contrôle régulier pour assurer le bon fonctionnement du système. D’ailleurs, cela permet d’éviter les pannes…
- L’analyse des résultats: C’est la phase finale dans la mise en place de la téléphonie VoIP. Vu qu’elle donne des données détaillées quant à l’utilisation des collaborateurs, on fait une comparaison des indicateurs de performance par rapport aux objectifs fixés avant la migration grâce aux nombreux tableaux de bord. Cela permet d’avoir un premier bilan des résultats.
C’est vrai que la mise en place de la téléphonie VoIP ne se fait pas du jour au lendemain en raison des différentes étapes à passer, mais une fois installée, l’entreprise ne va en tirer que des avantages : économie d’argent, souplesse dans le mode de fonctionnement, meilleure vie interne, communication facile entre les différents services…
