Qu’il soit en interne ou en externe, le standard téléphonique permet la gestion de plusieurs appels simultanément. Il est à la destination de toutes les entreprises, qu’importent la taille et le secteur d’activité, d’une start-up à une multinationale. Le standard téléphonique aide dans l’amélioration de la qualité de l’accueil : musique d’attente, transferts d’appels, serveur vocal interactif…
Les avantages du standard téléphonique
Plusieurs raisons poussent les clients et les prospects à entrer en contact avec une entreprise. Suivant leur souci ou leur demande, il faut les rediriger vers un service ou un spécialiste capable de traiter efficacement la situation. Donc, avoir un système permettant de gérer les appels, de catégoriser leur nature et de déterminer la bonne personne pour les recevoir est essentiel. Pour ça, il y a le standard téléphonique pro avec ses nombreux avantages.
- Pour ne perdre aucun appel: Quand la ligne sonne dans le vide ou occupé, c’est dissuasif pour l’interlocuteur, il est susceptible de changer d’avis et de raccrocher. Avec un standard téléphonique pouvant gérer les appels simultanément, l’entreprise ne risque plus de perdre des clients.
- Pour le gain de productivité: Disposer d’un standard téléphonique géré de façon professionnelle aide grandement dans la progression de l’entreprise. Cette solution permet une efficacité optimisée de tous les employés. En effet, en confiant le travail à un standardiste, on libère ces derniers, ils ne sont plus dérangés dans l’exercice de leur fonction. S’ils ne reçoivent plus les appels des clients, il y aura un meilleur rendement. C’est un gain d’argent et de temps.
- Pour une image professionnelle: Grâce à l’amélioration de la qualité de service client, l’entreprise offre à ses interlocuteurs un accueil 100 % professionnel. Le standard téléphonique est le premier espace d’accueil pour les clients et les partenaires.
Les différentes solutions qui existent
- Le standard téléphonique traditionnel: C’est un standard téléphonique physique présent dans les locaux, et c’est la solution la plus prisée par les entreprises. Il y a encore quelques années, c’était la seule option pour l’administration efficace des appels Mais même si en ce moment, on peut louer les matériels au lieu de les acheter, cette solution est devenue désuète en raison de l’investissement nécessaire et de la difficulté de gestion. Afin d’assurer ce type de standard téléphonique, il faut avoir recours aux services de plusieurs prestataires, et ça entraîne de grosses dépenses et ne permet pas de résoudre facilement les soucis techniques pouvant survenir. Il n’est pas évident de connaître à chaque fois le fournisseur qui doit les résoudre.
- Le standard téléphonique dématérialisé ou virtuel: C’est une solution récente de plus en plus courante chez les entreprises. Elle utilise le cloud ou un serveur virtuel, et c’est ce qui fait qu’elle est moins chère que le précédent tout en étant flexible. Aussi, elle économise l’espace dans les bureaux. Le standard téléphonique virtuel permet de personnaliser le répondeur ou la sonnerie d’attente, d’enregistrer les appels, d’assurer le transfert vers un téléphone fixe ou mobile, de garantir l’envoi et la réception des messages… Même si c’est un serveur virtuel, il faut que les appels entrants soient traités par les employés, et ça entraîne des dépenses supplémentaires, une entière disponibilité de ces derniers et une plage horaire limitée.
- Le Chatbot: C’est un robot logiciel qui a recours à une intelligence artificielle pour discuter aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Il peut traiter les appels et interagir avec les clients sans intervention humaine, mais à condition qu’il s’agisse de requêtes simples. Face à une requête complexe, il transfert l’appel vers un employé humain. Sa particularité est qu’il est disponible 24h/24 et 7j/7. Et encore, il dispose de plusieurs fonctionnalités utiles à la relation clientèle : transferts d’appels, répondeur, enregistrement de la communication, le recueil des informations, l’administration statistique… Pour toutes ces raisons, plusieurs entreprises optent pour le Chatbot vocal afin de prendre en charge les appels entrants.
